レコードにアクセス権を設定する
レコード1件ずつに対して、レコードの閲覧、編集、削除ができるユーザーを制限します。フィールドの値を条件にして、レコードごとに異なるアクセス権を設定できます。
設定手順
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レコード一覧画面の右上にある歯車の形をしたアプリ設定アイコンをクリックし、「設定」タブにある「アクセス権」の[レコード]を選択します。
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レコードに対するアクセス権を設定します。
[追加する]をクリックします。 -
「レコードの条件」で、アクセス権を設定するレコードの条件を指定します。 なお、次のフィールドを使用した条件は指定できません。
- リッチエディター
- 文字列(複数行)
- 添付ファイル
- 関連レコード一覧
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「ユーザー/組織/グループとアクセス権」で、ユーザー、組織、またはグループを指定し、許可する操作にチェックを入れます。
「フォームのフィールドを追加」をクリックし、フィールドを選択して、フィールドで指定されたユーザー、組織、またはグループに対してアクセス権を設定することもできます。
1人のユーザーに対して複数のアクセス権を設定した場合は、上の行の設定が優先されます。たとえば、次のように設定すると、「佐藤 昇」だけにレコードの閲覧、編集および削除が許可されます。佐藤 昇 [✔]閲覧 [✔]編集 [✔]削除 Everyone [ ]閲覧 [ ]編集 [ ]削除 -
レコードの条件とアクセス権の組み合わせを複数設定したい場合は、再度[追加する]をクリックします。追加された行で、手順3および手順4の設定を行います。
行が複数ある場合、上の行の設定が優先されます。優先順位を変更するには、変更したい行の左側にある並び替えアイコンをドラッグアンドドロップします。 -
画面右下の[保存]をクリックします。
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画面右上の[アプリを更新]をクリックします。
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確認ダイアログで[アプリを更新]をクリックします。
以上の操作で、レコードにアクセス権が設定されます。
TIPS:作成者、更新者、作業者を指定する
レコードの作成者や更新者、プロセス管理の作業者を指定して、アクセス権の対象にできます。[フォームのフィールドを追加]から選択できます。
- 作成者:レコードを作成したユーザー
- 更新者:レコードを最後に更新したユーザー
- 作業者:プロセス管理上で、現在のステータスの作業担当になっているユーザー
たとえば、プロセス管理が有効なアプリで、ステータスが「完了」になっていないレコードは、作成者・作業者・更新者以外は閲覧できないようにする、という設定が可能です。
TIPS:ユーザー選択・組織選択フィールドを指定する
アプリのフォームに配置したユーザー選択フィールドや組織選択フィールドを指定すると、特定のユーザーや組織ではなく、レコードごとに選択されたユーザー・組織をアクセス権の対象にできます。
[フォームのフィールドを追加]から指定するフィールドを選択します。
たとえば、ユーザー選択(案件担当者)に選択されたユーザーのみが編集または削除できるように設定できます。
「プロセス管理」や、「ユーザー選択・組織選択フィールド」と組み合わせることで、より柔軟なアクセス権が設定できるようになります。