レコードにアクセス権を設定する

アクセス権を設定して、レコードの閲覧、編集や削除ができるユーザーを制限します。フィールドの値を条件にして、レコードごとに異なるアクセス権を設定できます。

レコードにアクセス権を設定するには:

  1. アプリの設定画面を開きます。
    アプリの設定画面を開く
  2. 「設定」タブをクリックします。
  3. Click to zoom this image
    「アクセス権」の[レコード]をクリックします。
  4. レコードに対するアクセス権を設定します。
    1. [追加する]をクリックします。
    2. 「レコードの条件(優先度順)」で、アクセス権を設定するレコードの条件を指定します。
      • 次のフィールドの値のユーザーが所属する組織/グループの条件を指定した場合、レコードのアクセス権は、そのレコードを登録、または更新した時点での組織/グループの情報で設定されます。
        • 作成者
        • 更新者
        • 作業者
        • ユーザー選択

        組織選択フィールドの組織の条件を指定した場合も同様に、レコードのアクセス権は、そのレコードを登録、または更新した時点での組織情報で設定されます。

        すべてのレコードに、最新の組織/グループの情報を基にしたアクセス権の設定を反映するには、アプリの設定でレコードのアクセス権の設定を保存してからアプリの設定を完了します。

      • 次のフィールドを使用した条件は指定できません。
        • リッチエディター
        • 文字列(複数行)
        • 添付ファイル
        • 関連レコード一覧
    3. 「ユーザー/組織/グループとアクセス権」で、ユーザー、組織、またはグループを選び、許可する操作のチェックボックスを選択します。

      「フォームのフィールドを追加」のドロップダウンからフィールドを選んで、フィールドで指定されたユーザー、組織、またはグループに対してアクセス権を設定することもできます。

      1人のユーザーに対して複数のアクセス権を設定した場合は、上の行の設定が優先されます。たとえば、次のように設定すると、「佐藤 昇」だけにレコードの閲覧、編集および削除が許可されます。
      佐藤 昇 [✔]閲覧 [✔]編集 [✔]削除
      Everyone [  ]閲覧 [  ]編集 [  ]削除

      組織を選択した場合は、「アクセス権の継承」のチェック ボックスを選択すると、下位組織に所属するユーザーにも同じアクセス権が継承されます。

      同様の手順で、必要なユーザー、組織やグループに対して、アクセス権を設定します。

  5. 画面左上の[保存]をクリックします。